Optimisez votre travail à distance : Conseils pour une équipe agile 100% remote

Introduction

De plus en plus d'entreprises optent pour le travail à distance depuis la période COVID, tandis que d'autres préfèrent revenir au présentiel. Chez Eleven Labs, nous avons contribué au lancement d'un outil commercial pour un GIE entièrement en télétravail pendant trois ans, travaillant avec des équipes de développement, des PO, des PM et des clients à distance. Forts de cette expérience, voici ci-dessous un récapitulatif des actions qui ont été mises en places. Ces actions se basent sur deux principes Agiles : la collaboration et la transparence.

Méthodes agiles en remote

Pendant ces 3 ans de projets, nous avons mis en place des méthodes pour améliorer les processus de travail à distance. Voici ce que nous avons réalisé dans les deux domaines clés impactés par la distance des équipes : la collaboration et la transparence.

Collaboration entre l’équipe et les parties prenantes Au cours de cette expérience, nous avons constaté qu'en raison du télétravail et de la situation où chaque partie prenante se trouvait dans des bureaux séparés, la communication avec l'équipe de production (PO, développeurs, UX) était difficile.

En effet, étant donné que chacun gérait sa propre entreprise, le projet était perçu comme une utilisation de temps qui empiétait sur la gestion de leurs activités individuelles.

Pour remédier à cette situation, nous avons mis en place des actions visant à motiver et à impliquer davantage les parties prenantes dans le projet, afin de recueillir leurs retours d'expérience dans le cadre d'une amélioration continue.

Ces actions comprenaient tout d'abord une organisation de réunions régulières pour une communication interne fluide et une amélioration continue. Nous avons établi des liens de visioconférence fixe pour toutes les instances agiles à des moments définis tels que les démonstrations, les rétrospectives, la planification des sprints, le cadrage et les réunions quotidiennes.

Il était ensuite organisé des déplacements en physique, sur place, pour les entretiens avec les utilisateurs impactants de la phase de découverte. Bien qu'une partie de la découverte puisse être réalisée en visioconférence avec les parties prenantes, il est essentiel de se rendre physiquement sur site au début pour comprendre pleinement les processus d'organisation et la culture de l'entreprise.

Pour la communication externe, toutes les réunions avec les parties prenantes se faisaient sur Zoom et pouvaient être enregistrées pour être partagées avec les personnes qui n'avaient pas pu y assister. Pour les entretiens clients et la collecte de commentaires, nous avons utilisé deux approches :

• Des entretiens individuels en visioconférence pour créer une ambiance plus intime, renforcer la confiance de l'utilisateur et obtenir des informations sur son utilisation interne du produit ainsi que ses commentaires sans influence externe.

• En revanche, lorsque la priorisation ou le consensus était nécessaire, nous organisions des réunions collectives avec une dizaine ou une vingtaine de participants.

Pour finir, afin de maintenir la motivation de nos clients lors des démonstrations nous avons travaillé pour rendre les sessions interactives et engageantes. On communiquait en amont sur les fonctionnalités qui allaient être présentées afin que seuls les clients concernés assistent à la démonstration.

Collaboration entre les membres de l’équipe de production En ce qui concerne l'équipe de production, nous étions composés de plusieurs profils différents (PPO, UX, PO, PM, développeurs) chacun ayant sa propre façon de travailler. Cependant, en raison du nombre élevé de membres, certaines informations se perdaient lors des discussions, ce qui entraînait des réponses répétitives aux questions et une confusion dans les processus de communication, rendant le travail plus complexe.

Afin de simplifier la communication entre tous les membres et de faciliter la collaboration, nous avons mis en place les actions suivantes :

• Pour renforcer l'esprit d'équipe et l'entraide, nous avons organisé des sessions régulières pour répéter les démonstrations, poser des questions et échanger lors de cafés en visio quotidiens. Attention toutefois avec ce format, il est essentiel de veiller à ne pas transformer ces cafés en une deuxième réunion quotidienne. L'objectif est de prendre une pause, apprendre à mieux se connaître et améliorer la collaboration future. Ces réunions sont principalement importantes en fonction du type de profil de vos intervenants. Si votre équipe est plutôt introvertie ou est rassurée.

• Le recueil régulier des retours de l'équipe. Bien que les rétrospectives aient plus d'impact en présentiel, nous avons adapté notre approche en utilisant l'outil TeamRetro. Cet outil propose différents modèles de rétrospectives avec un suivi des actions et un minuteur. Pour chaque réunion, un animateur était désigné pour faciliter les échanges et encourager la communication entre tous les membres de l'équipe. Il est crucial de mettre en avant les problèmes et les défis rencontrés lors du sprint afin d'améliorer en continu et d'apprendre de l'expérience. En plus des rétrospectives, nous avons organisé des réunions ciblées sur des sujets importants pour favoriser la communication et générer des idées, telles qu'une table ronde sur le processus de déploiement ou de résolution des problèmes.

• La création d’un document de référence pour les processus clés du projet, comme la gestion du temps, des tâches, la communication interne, les réunions et les responsabilités de chacun, afin d'assurer une compréhension commune au sein de l'équipe.

• Nous avons poussé la communication directe et répétitive. Nous avons utilisé des rappels automatisés sur Slack pour informer les membres de l'équipe des changements de statut et encourager les discussions. Nous avons également mis en place des événements informels en ligne pour maintenir la cohésion de l'équipe tels que des “pauses café visio”.

• La mise en place d'un système de mentorat pour aider les nouveaux membres de l'équipe à s'adapter au travail à distance et à s'intégrer rapidement. Nous avons organisé des séances de coaching régulières pour répondre aux questions et résoudre les éventuels blocages.

Transparence entre l’équipe et les parties prenantes Au cours de ce projet, nous avons identifié un véritable manque de transparence entre l'équipe de production et les parties prenantes. Ce manque s'est principalement manifesté par une incompréhension de l'intérêt commercial du produit de la part de l'équipe de production, ainsi qu'un manque de retour sur les utilisations réelles des clients. Du côté des parties prenantes, il s'agissait de l'un de leurs premiers projets numériques d'une telle envergure, et nous avons constaté une méconnaissance des difficultés techniques de certaines fonctionnalités, ce qui a entraîné une incompréhension du temps nécessaire pour répondre aux demandes exprimées.

Afin d'améliorer ces aspects, nous avons mis en œuvre les actions suivantes :

• Communiquer les bonnes informations aux bonnes personnes en créant des canaux sur Slack par thématique pour faciliter l'accès aux informations pertinentes.

• Assurer la transparence des développements en impliquant au moins deux personnes dans la livraison des fonctionnalités et en favorisant les discussions techniques lors des réunions quotidiennes.

• La mise en place d’un suivi de la discovery avec des actions hebdomadaires et l'intégration des retours clients dans les cartes correspondantes.

• L’établissement d’une méthode de suivi hebdomadaire pour la partie commerciale, en identifiant les blocages et en informant efficacement l'équipe des avancements et des défis à relever.

Transparence entre les membres de l’équipe de développement Enfin, nous avons constaté que de nombreuses informations et outils n'étaient pas utilisés par l'équipe, ce qui entraînait des demandes répétées d'informations et une perte de temps dans les activités opérationnelles. De plus, en travaillant de manière isolée, certaines actions étaient réalisées en double, ce qui n'était pas optimal pour les processus de travail. Afin de garantir l'accès à des informations pertinentes pour tous et de simplifier les processus, nous avons mis en place les mesures suivantes :

• Communication transparente sur l'objectif du produit, son avancement et les retours utilisateurs en intégrant toutes les informations dans l'outil de gestion de projet et en organisant des communications régulières avec l'équipe.

• Suppression de l’utilisation d’outils multiples en regroupant les fonctionnalités sur une seule plateforme, comme Jira pour la gestion du backlog, Miro pour la création de workflow et Slack pour la communication interne.

• Encouragement de la communication transversale en organisant des réunions inter-équipes pour favoriser l'échange d'informations et la collaboration.

• Utilisation d’un agenda partagé et collaboratif pour synchroniser les emplois du temps et faciliter la communication entre les équipes.

• Mise en place un système de reporting régulier pour partager les résultats et les indicateurs clés de performance du sprint avec l'équipe, afin de pouvoir ajuster la stratégie pour les sprints futurs.

Organisez des rencontres d’équipe en présentiel

Pour renforcer l'esprit d'équipe et la cohésion entre les membres, organisez des rencontres en personne à intervalles réguliers. Ces rencontres peuvent avoir lieu lors des journées de démonstration et de rétroaction. Prévoyez également des afterworks et des activités de teambuilding, comme des jeux de société ou des jeux de vérité/mensonge.

Il peut être bénéfique d'organiser des journées de travail en présentiel pour certains projets ou phases critiques, afin de favoriser une collaboration plus étroite et une résolution rapide des problèmes.

Assurez-vous que ces réunions en personne sont inclusives et accessibles à tous les membres de l'équipe, en tenant compte des contraintes de déplacement, des besoins en matière d'accessibilité et des préférences individuelles.

Conclusion

La gestion de projet en télétravail peut présenter des défis, mais elle offre également de nombreux avantages, tels qu'une meilleure productivité et une plus grande flexibilité. Pour réussir, il est essentiel de mettre en place des méthodes de communication et de collaboration efficaces, tout en maintenant une transparence maximale. De plus, l'organisation de réunions d'équipe en personne peut contribuer à renforcer l'esprit d'équipe et la cohésion.